Eine Unterschrift hat im Wesentlichen zwei Funktionen: Sie identifiziert die unterzeichnende Person (wer hat signiert?) und stellt die Nachvollziehbarkeit der signierten Informationensicher (was wurde unterschrieben und wurden Änderungen vorgenommen?). Durch Hinzufügen eines Datums belegt die Signatur zudem den genauen Zeitpunkt der Erklärung. Diese Beweisfunktion ist bei vielen Verträgen oder behördlichen Erklärungen – etwa Kaufverträgen – unerlässlich, da Authentizität und Integrität später vor Gericht angezweifelt werden könnten. Gleichzeitig verwenden wir Unterschriften aus Höflichkeit oder Gewohnheit, zum Beispiel in Briefen oder Sitzungsprotokollen – obwohl hier der getippte Name des Absenders zur Identifikation ausreichen würde.
Die Frage nach der Notwendigkeit einer Unterschrift bleibt dieselbe und sollte immer zuerst geklärt werden. Es stehen verschiedene Arten von elektronischen Signaturen zur Verfügung:
Analoge Unterschriften gelten nur auf dem originalen Papierdokument. Ein Scan ist nur eine Kopie des Originals. Umgekehrt ist ein elektronisch signiertes Dokument nur in elektronischer Form gültig. In der ausgedruckten Form gilt es als blosse Kopie.
Bei Mehrfachunterschriften muss zudem sichergestellt sein, dass alle Parteien dieselbe Signaturstufe (Bsp. QES) verwenden und auch lesen können (digitaler Lebenszyklus).
Eine Unterschrift von Hand ist dann zwingend erforderlich, wenn es sich um ein Dokument mit Beweisfunktion handelt, d.h. wenn das Dokument später vor Gericht benötigt werden könnte (z.B. in einem VRPG-Verfahren).
Weitere Anhaltspunkte: