eOperations Schweiz hat im Jahr 2023 mit 23 Kantonen und den Genfer Gemeinden eine Gemeinschaft für die Beschaffung von elektronischen Signaturen, Siegeln und Zeitstempeln gebildet. Im November 2023 wurden die Zuschläge erteilt und die entsprechenden Rahmenvereinbarungen sind zwischenzeitlich abgeschlossen. Weitere Informationen finden Sie unter www.eoperations.ch.
Im Jahr 2024 hat die Fachstelle Smart Services Aargau, welche über den Kanton Aargau Mitglied dieser Beschaffungsgemeinschaft ist, einen «Mini-Tender» durchgeführt, um den Dienstleister zu evaluieren, welcher die spezifischen kantonalen Anforderungen erfüllt. Der Zuschlag erhielt die SwissSignAG. Die Gemeinden und Städte des Kantons Aargau können von den kantonalen Konditionen für eSignaturen, eSiegel und Zeitstempel beim Zuschlagsempfänger profitieren (siehe Kosten und Finanzierung).
eSignaturen, Zeitstempel und elektronische Siegel sind zentrale Begriffe im Bereich der digitalen Sicherheit und Authentifizierung. Sie ermöglichen es, Dokumente, Transaktionen und Daten in der digitalen Welt rechtlich verbindlich und sicher zu gestalten.
Definition: Eine elektronische Signatur ist eine digitale Methode, um die Authentizität und Integrität eines elektronischen Dokuments oder einer Nachricht zu gewährleisten. Sie dient als digitales Äquivalent zu einer handschriftlichen Unterschrift.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES): Die QES erfüllt die höchste Sicherheitsstufe und ist rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie wird mithilfe einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit (ein sicheres Gerät oder Software) und eines Zertifikats (digitale Bestätigung der Identität des Unterzeichners) von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle (eine offizielle Stelle, die die Echtheit und Gültigkeit des Zertifikats prüft und garantiert) erstellt.
Anwendungsbereiche: Verträge, Genehmigungen, elektronische Rechnungen und vieles mehr.
Definition: Ein elektronisches Siegel dient dazu, die Integrität und Authentizität eines Dokuments zu gewährleisten. Im Gegensatz zur eSignatur wird ein Siegel nicht von einer Person, sondern von einer juristischen Person (z. B. Gemeinde, Organisation, Unternehmen) erstellt.
Funktionsweise:
Unterschied zur eSignatur: Die eSignatur wird von natürlichen Personen genutzt, während das elektronische Siegel Unternehmen und Institutionen repräsentiert.
Anwendungsbereiche: Elektronische Rechnungen, offizielle Dokumente, Urkunden oder Bescheinigungen von Behörden und Unternehmen.
Definition: Ein elektronischer Zeitstempel weist nach, dass ein Dokument oder eine elektronische Nachricht zu einem bestimmten Zeitpunkt existiert hat und unverändert geblieben ist.
Funktionsweise:
Vorteile:
Anwendungsbereiche: Beweismittel in Gerichtsverfahren, Blockchain-Technologie, Nachweise bei Vertragsabschlüssen.
Ja, die Umsetzung orientiert sich an den relevanten Datenschutzrichtlinien. Dabei werden alle Sicherheits- und Compliance-Aspekte berücksichtigt, um eine reibungslose Nutzung zu gewährleisten.
Eine eSignatur ist immer dann erforderlich, wenn ein Dokument von einer bestimmten Person unterzeichnet werden muss und damit eine persönliche Willenserklärung abgegeben wird. Dies ist beispielsweise der Fall bei Dienstanweisungen, internen Freigaben, Verträgen oder behördlichen Genehmigungen, die eine rechtsgültige Unterschrift erfordern. Im Gegensatz dazu wird ein elektronisches Siegel verwendet, wenn eine Behörde automatisierte Dokumente signiert oder beglaubigt. Das ist oft der Fall bei Massenbescheiden, Rechnungen oder amtlichen Bescheinigungen, die zwar rechtlich gültig, aber nicht an eine einzelne natürliche Person gebunden sein müssen.
Ein elektronisches Siegel ist oft besser geeignet als eine elektronische Signatur, weil es speziell für Organisationen, Unternehmen und Behörden entwickelt wurde, um die Authentizität und Integrität von Dokumenten sicherzustellen. Während eine elektronische Signatur eine natürliche Person identifiziert und an eine Person gebunden ist, wird ein elektronisches Siegel von einer juristischen Person (z. B. Unternehmen oder Behörden) verwendet. Ein grosser Vorteil eines elektronischen Siegels ist, dass es Dokumente automatisiert und in grossem Umfang absichern kann, ohne dass jede einzelne Unterschrift manuell erfolgen muss. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die regelmässig grosse Mengen an Rechnungen, Bescheinigungen oder amtlichen Dokumenten ausstellen. Das Siegel garantiert, dass das Dokument nach der Ausstellung nicht verändert wurde und von der jeweiligen Organisation stammt. Ein weiteres wichtiges Argument für das elektronische Siegel ist die Unabhängigkeit von einer Person. Während eine Signatur immer an eine spezifische Person innerhalb einer Organisationgebunden ist und sich ändern kann, wenn diese Person das Unternehmen verlässt, bleibt ein Siegel dauerhaft mit der juristischen Person verbunden. Dadurch wird sichergestellt, dass Dokumente und Zertifikate jederzeit nachvollziehbar sind, auch wenn sich die internen Strukturen einer Organisation verändern. Darüber hinaus ist das elektronische Siegel um ein Vielfaches günstiger.
In Schweizer Behörden ist ein elektronischer Zeitstempel immer dann erforderlich, wenn die rechtliche Verbindlichkeit, Integrität und der genaue Erstellungszeitpunkt eines digitalen Dokuments sichergestellt werden muss.Dies betrifft insbesondere behördliche Prozesse, in denen Dokumente digitalverarbeitet, archiviert oder zwischen Institutionen ausgetauscht werden.Ein wichtiger Anwendungsbereich ist die digitale Langzeitarchivierung. Dokumente wie Verwaltungsakten, amtliche Bescheinigungen oder gerichtliche Schriftstücke müssen über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden, oft sogar für mehrere Jahrzehnte. Da digitale Dokumente veränderbar sind, bietet der Zeitstempel eine nachweisbare Sicherung, die belegt, dass das Dokument seit einem bestimmten Zeitpunkt unverändert geblieben ist. Dies ist entscheidend, um die Anforderungen des Bundesgesetzes über die Archivierung (BGA) und kantonaler Archivierungsgesetze zu erfüllen. Im E-Government sorgt ein Zeitstempel für die fälschungssichere und nachvollziehbare Bearbeitung von digitalen Dokumenten. In der elektronischen Kommunikation zwischen Behörden oder mit Bürgerinnen und Bürgern ist es essenziell, dass ein Antrag oder eine behördliche Entscheidung zu einem bestimmten Zeitpunkt verbindlich erstellt wurde. Dies gilt insbesondere für Steuerbescheide, Baugesuche oder Verwaltungsentscheide, bei denen klare Fristen eingehalten werden müssen. Ein elektronischer Zeitstempel ist in Schweizer Behörden immer dann erforderlich, wenn die Rechtsgültigkeit, die Einhaltung von Fristen oder die langfristige Nachvollziehbarkeit digitaler Dokumente sichergestellt werden muss. Er stärkt die Vertrauenswürdigkeit behördlicher Prozesse und trägt zur digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung bei.
Die Services stehen allen kantonalen Behörden, Gemeinden und ihren zugehörigen Organisationen zur Verfügung. Auch Organisationen, die eine Zusammenarbeit mit den genannten Behörden haben, können bei Bedarf auf die Services zugreifen.
Gemeinden, welche eSignaturen, eSiegel und Zeitstempel nutzen wollen, können sich bei der Fachstelle Smart Services Aargau melden. Für alle diese Dienste benötigt es zunächst einer eindeutigen Identifizierung (SwissID). Für die eSignatur ist diese personenbezogen, für eSiegel und Zeitstempel organisationsbezogen.
Eine umfassende Schutzbedarfsanalyse seitens eOperations wurde durchgeführt und die Einhaltung der relevanten Datenschutzrichtlinien ist gewährleistet, um die Sicherheit der Daten zu garantieren. Darüber hinaus ist sichergestellt, dass die anfallenden Daten ausschliesslich in der Schweiz gehostet werden.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschliesslich gemäss den geltenden Datenschutzgesetzen und den internen Richtlinien des Kantons. Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Prozess erforderlich ist.
Ja, die Services sind so konzipiert, dass sie den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. Dies umfasst unter anderem Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmässige Sicherheitsüberprüfungen.
Die Kosten sind mengenabhängig und werden jedes Jahr neu bestimmt, basierend auf der bezogenen Menge des Vorjahres. Herangezogen wird dafür die Gesamtmenge aller Transaktionen des Kantons und der Gemeinden.
Die Kosten tragen der Kanton sowie die nutzenden Gemeinden auf Basis der getätigten Transaktionen.
Die Kosten für Einführungsprojekte und zusätzliche Services müssen von den jeweiligen Gemeinden selber getragen werden.
Für Gemeinden erfolgt die Rechnungsstellung direkt von SwissSign AG an die jeweilige Gemeinde.
Diese Dienste gewährleisten die Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit digitaler Transaktionen, indem sie Mechanismen zur Authentifizierung, Identifikation und Integritätssicherung bereitstellen. Sie ermöglichen es Unternehmen, Behörden und Privatpersonen, Dokumente und Daten elektronisch zu signieren, zu beglaubigen und sicher zu übermitteln. Dabei stehen insbesondere die elektronische Signatur, elektronische Siegel, Zeitstempel und sichere digitale Identitäten im Mittelpunkt. Sie tragen dazu bei, papierbasierte Prozesse durchdigitale Lösungen zu ersetzen, wodurch nicht nur Kosten gesenkt, sondern auch Effizienz und Rechtssicherheit erhöht werden.In der Schweiz sind diese durch nationale und internationale rechtliche Rahmenbedingungen geregelt. Insbesondere das Schweizer Bundesgesetz über elektronische Signaturen und Vertrauensdienste (ZertES) sowie die EU-Verordnung eIDAS (für grenzüberschreitende Anerkennung) bilden die Basis.